مع ازدياد الترابط العالمي بفضل التكنولوجيا، أصبحت الاجتماعات الافتراضية وسيلة أساسية للتواصل والتعاون عن بُعد بين الأفراد والمؤسسات. ومع ذلك، لا يزال الكثيرون يقللون من أهمية آداب هذه الاجتماعات، الأمر الذي قد يؤدي إلى ضعف المهنية، وسوء التواصل، بل وحتى فقدان فرص مهمة.
في هذا المقال، نسلط الضوء على أفضل الممارسات والإرشادات لآداب الاجتماعات الافتراضية — بدءًا من كيفية التحضير المسبق، مرورًا بكيفية التصرف أثناء الاجتماع، وصولًا إلى الخطوات التي تضمن نتائج مثمرة وناجحة.
ما هي ضوابط الاجتماعات الافتراضية؟
تشير آداب الاجتماعات الافتراضية إلى مجموعة من الإرشادات التي تحدد السلوك المناسب وطرق التواصل الفعّال خلال الاجتماعات عبر الإنترنت. يساعد الالتزام بهذه القواعد على الحفاظ على الإنتاجية، وتعزيز التعاون، وتهيئة بيئة اجتماع قائمة على الاحترام والكفاءة. فيما يلي بعض النصائح الأساسية:
-
الدقة العالية في المواعيد
تمامًا كما في الاجتماعات الحضورية، فإن الالتزام بالوقت أمر بالغ الأهمية. حاول تسجيل الدخول قبل دقائق قليلة لاختبار الأجهزة والتأكد من جاهزيتك لبدء الاجتماع في الوقت المحدد.
-
ارتداء الملابس الأكثر مهنية
حتى وإن كان الاجتماع عن بُعد، يبقى المظهر المهني مهمًا. فهو يعكس احترامك للاجتماع، كما يمنحك شعورًا بالثقة والاستعداد.
-
اختبار المعدات مسبقًا
عليك التأكد من أن الاتصال بالإنترنت بشكل جيد والتأكد من عمل الميكروفون والكاميرا بشكل سليم قبل الاجتماع بفترة وجيزة لتجنب أي تعطّل قد يعرقل سير الجلسة.
-
تقليل المشتتات
أوقف الإشعارات، وأغلق التطبيقات غير الضرورية، واختر مكانًا هادئًا وخاليًا من الانشغالات للبقاء مركزًا طوال الاجتماع.
-
ابداء الاحترام
عليك أن تقدّر وقت وآراء الآخرين، وتجنّب مقاطعة الحديث، والاستماع بانتباه، والمشاركة بوعي في النقاش.
-
المتابعة بعد الاجتماع
عقب انتهاء الاجتماع، أنجز المهام الموكلة إليك، وأرسل رسالة شكر قصيرة إلى المنظم والمشاركين، مما يعكس الاحترافية ويعزز العلاقات.
-
الالتزام بالبروتوكولات
اتبع قواعد التواصل المتعارف عليها: ارفع يدك أو انتظر دورك قبل التحدث، وأبقِ الميكروفون مغلقًا عند عدم الحاجة لتقليل الضوضاء المحيطة.
-
تجنب تعدد المهام
امنح الاجتماع كامل تركيزك وقم بالمشاركة الفعّالة التي تعكس الاحترام وتحسن جودة التعاون.
-
استخدم لغة جسد مناسبة وتعبيرات وجه واضحة
يلعب التواصل غير اللفظي دورًا مهمًا في الاجتماعات الافتراضية. استخدم لغة الجسد والتعابير الإيجابية لإظهار الانتباه والثقة والوضوح.
كيف تساهم آداب الاجتماعات الافتراضية في ضمان نجاحها؟
-
تعزيز التواصل
يساعد الالتزام بالآداب على تسهيل التفاعل وتعميق الفهم بين المشاركين، مما يشجع على مناقشات مثمرة وبنّاءة.
-
رفع الكفاءة والإنتاجية
من خلال الالتزام بالمواعيد، والتركيز، واتباع بروتوكولات التواصل، تبقى الاجتماعات منظمة وهادفة وتحقق أهدافها بفعالية.
-
الحد من المشتتات
يساهم كتم الميكروفون عند عدم الحاجة وتجنّب القيام بمهام متعددة في الحفاظ على انسيابية الاجتماع وبقاء المشاركين في حالة تركيز.
-
بناء العلاقات
تعزز السلوكيات المهنية الثقة والاحترام بين المشاركين، مما يخلق ثقافة تعاون إيجابية وبيئة عمل أكثر انسجامًا.
لم تعد آداب الاجتماعات الافتراضية خيارًا إضافيًا، بل أصبحت المعيار الأساسي. فمن خلال تعزيز التواصل الفعّال، وتقليل المشتتات، وضمان الاستعداد الجيد، وبناء علاقات إيجابية، تضمن هذه الممارسات أن تحقق الاجتماعات أهدافها وتساهم في نجاح المؤسسة.
ارتقِ بعملك مع وايت سبيس واكتشف ما يتوفر لدينا من حلول مكتبية خاصة و مساحات عمل جماعي, and قاعات اجتماعات عملية تسهم في نمو أعمالك.
استكشف نماذج العمل المشترك في جدة (مساحات المقر الرئيسي, مساحات مركز الخياط 2, مساحات برج راندا), الخبر (مساحات عمل في برج البرغش) و مساحات عمل الرياض.
احجز قاعة الفعاليات التي تناسبك وتلهم فريقك في بيئة مرنة.
انضم إلينا في وايت سبيس — شريكك في الابتكار والنجاح.