بعض الإرشادات اللازمة في الاجتماعات الافتراضية

مع تزايد التوصّل بالعالم من خلال التكنولوجيا، أصبحت الاجتماعات الافتراضية طريقة شائعة للأفراد والمؤسسات للتواصل والتعاون عن بُعد. ومع ذلك، يغفل الكثيرون عن أهمية آداب الاجتماعات الافتراضية، مما يؤدي إلى نقص في المهنية وسوء التواصل وحتى فقدان الفرص.

في هذا المقال، سنستكشف أفضل الممارسات والإرشادات لآداب الاجتماعات الافتراضية، بما في ذلك كيفية التحضير للاجتماع الافتراضي، وكيفية السلوك خلاله، وكيف يمكن أن تساعد في ضمان اجتماعات افتراضية ناجحة ومنتجة.

ما هي آداب الاجتماعات الافتراضية؟

تعد آداب الاجتماعات عبر الإنترنت مجموعة من الإرشادات التي تحدد السلوك المناسب والتواصل خلال الاجتماعات الافتراضية. اتباع هذه الإرشادات يمكن أن يساعد في ضمان اجتماعات افتراضية فعّالة، والحفاظ على الإنتاجية، وتعزيز العلاقات العمل إيجابيًا. هنا بعض النصائح الأساسية لآداب الاجتماعات عبر الإنترنت:

1. الوقت المناسب

مثلما يجب أن تكون في الوقت المناسب للاجتماعات الشخصية، يكون الحضور في الوقت المناسب للاجتماعات الافتراضية أمرًا ضروريًا. حاول تسجيل الدخول قبل بضع دقائق للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح وأنك جاهز لبدء الاجتماع في الوقت المحدد.

2. اللباس المناسب

على الرغم من أن الاجتماعات الافتراضية تجري عن بُعد، إلا أن اللباس المهني لا يزال أمرًا هامًا. يمكن أن يساعد ارتداء الملابس المناسبة في أن تشعر بالثقة والاستعداد للمقابلة.

3. اختبار التكنولوجيا

تأكد من أن اتصالك بالإنترنت والميكروفون والكاميرا يعملون بشكل صحيح قبل الاجتماع. سيساعد هذا في تجنب أي صعوبات تقنية قد تعطل الاجتماع.

4. تقليل الانشغالات

قلل من الانشغالات خلال الاجتماع عن طريق إيقاف إشعارات الهاتف وإغلاق التطبيقات غير الضرورية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ابحث عن مساحة هادئة خالية من الانشغالات للمشاركة في الاجتماع.

5. الاحترام

احترم وقت وآراء المشاركين الآخرين خلال الاجتماع الافتراضي. تجنب قطع كلام الآخرين واستمع بانتباه لما يقولون.

6. المتابعة

بعد الاجتماع الافتراضي، قم بمتابعة أي إجراءات أو مهام ضرورية. أرسل رسالة شكر إلى منظم الاجتماع والمشاركين، وتأكد من إكمال أي عناصر متابعة بسرعة.

7. اتباع البروتوكولات

اتبع بروتوكولات الاتصال الصحيحة أثناء الاجتماع الافتراضي، مثل رفع يدك للتحدث، وانتظار دورك للكلام، وكتم الميكروفون عند عدم الحاجة إلى الكلام لتقليل الضوضاء الخلفية.

8. تجنب القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت

تركّز خلال الاجتماع وتجنب القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت. امنح الاجتماع كامل اهتمامك وشارك بنشاط في النقاش.

9. استخدام لغة الجسد المناسبة والتعابير الوجهية

خلال الاجتماعات الافتراضية، يكون التواصل غير اللفظي أمرًا هامًا. استخدم لغة الجسد المناسبة والتعابير الوجهية لنقل رسالتك بفعالية.

كيف يمكن لآداب الاجتماعات الافتراضية ضمان اجتماع ناجح ومنتج؟

1. تعزيز التواصل

تساعد آداب الاجتماعات الافتراضية السليمة على تيسير الاجتماعات عبر الإنترنت وتعزيز التواصل بين المشاركين. عندما يكون المشاركون متفاعلين ومحترمين ومستمعين نشطين، فإنه يساعد على تحقيق فهم أفضل وتشجيع مناقشات منتجة.

2. تحسين الكفاءة والإنتاجية

من خلال اتباع أخلاقيات الاجتماع الافتراضي، يمكن أن تكون الاجتماعات أكثر كفاءة وإنتاجية. اتباع بروتوكولات الاتصال الصحيحة والحضور في الوقت المحدد وتجنب الانشغالات يمكن أن يساعد في ضمان أن تبقى الاجتماعات على المسار الصحيح وتحقق أهدافها.

3. تقليل الانشغالات

تساعد آداب الاجتماعات الافتراضية في تقليل الانشغالات خلال الاجتماع. من خلال كتم الميكروفون عند عدم الحاجة إلى الكلام وتجنب القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت، يمكن للمشاركين البقاء مركزين في الاجتماع وتجنب الانشغالات التي قد تعطل سير الاجتماع.

4. بناء العلاقات

تعزز آداب الاجتماعات عبر الإنترنت بناء علاقات إيجابية ومحترمة مع المشاركين الآخرين. بوجودك في الوقت المحدد وارتداء الملابس المناسبة وإظهار الاحترام لوقت وآراء الآخرين، يمكن أن تساعد في بناء علاقات إيجابية وتعزيز ثقافة التعاون.

 أصبحت آداب الاجتماعات الافتراضية هي القاعدة بدلاً من الاستثناء، وهي حاسمة لضمان اجتماعات افتراضية ناجحة ومنتجة. من خلال تعزيز التواصل الفعال، وبناء علاقات إيجابية، وتقليل الانشغالات، وضمان الاستعداد، وتحسين الكفاءة، يمكن لآداب الاجتماعات الافتراضية أن تساعد في ضمان أن تحقق الاجتماعات الافتراضية أهدافها وتساهم في نجاح المنظمة.

حلول مكتبية للمكاتب الجاهزة لتناسب احتياجاتك وميزانيتك ، مع حلول شخصية وملهمة لك ولفريقك في مساحات وايت سبيس بالإضافة إلى بيئة قاعات اجتماعات مرنة ، يمكنك مقابلة العملاء وعقد العروض التقديمية وطرح الأفكار ومشاركة الرؤى وتطوير المشاريع