مهارات ادارة الوقت في مساحات العمل المشتركة
يقول مارك سوني: "كل شخص لديه هبة الوقت، لكن قليل من يستخدمها"، فإذا كنت تعتقد أنك لا تمتلك الوقت الكافي لإنجاز المهام والواجبات الملقاة على عاتقك، وأن مهدرات الوقت حولك كثيرة وتسرق منك وقتك دون إنذار، هذه المقال موجهة لك، بكلمات بسيطة سوف نعرفك بأهمية اداره الوقت ومهارات التواصل لتحقيق الأهداف والطموحات التي تسعى إليها.
ما هو تعريف ادارة الوقت؟
مفهوم إدارة الوقت يعني عملية تنظيم جدول المهام اليومي أو الشهري أو السنوي، والاستفادة من الوقت المتاح في إنجاز الأعمال وزيادة الإنتاجية دون الشعور بالضغط أو التوتر.
ما هي مهارات ادارة الوقت وتنظيمه؟
1. تحديد الأولويات
ترتيب الوقت بشكل سليم ومنظم من أولى خطوات الفوز بالأهداف وتحقيق الأحلام، فالوقت يشبه الحفرة العميقة إن لم تعطها كل اهتمامك سوف تقع بها لا محالة وستجد من سبقوك في طريق الوصول نحو المستقبل، ابدأ فورًا بكتابة مهامك ومسؤولياتك ودوّن كافة الملاحظات بدقة، ثم قسمها إلى أوقات تلائم طبيعة المهام لتصبح كتقويم ومرجع يساعدك في تنظيم حياتك الشخصية والمهنية، رتبها من الأكثر أهمية إلى الأقل أو بأي طريقة تفضلها فلا يوجد قانون لذلك سوى قدراتك الشخصية.
2. حدد هدفك
معرفة أي شخص لما يريده في الحياة تعتبر نصف طريق الوصول إلى النجاح، فالهدف هو من يوجه خطواتك وينقلك من حالة العشوائية إلى بر الأمان، فعندما لا تضع هدفك لن تنظم وقتك على الإطلاق، ولن تكن منتجًا في العمل، فمن البداية حاول أن تضع أهداف قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل، وقابلة للتحقيق والقياس، وأتم كل مهمة من مهامك بالوقت المحدد لتختصر طريق الوصول للهدف المحدد.
3. وضع الخطط
سر نجاحك في تنظيم وقتك هو مهاراتك في إعداد خطة ترسم بها مسار يومك كاملًا أو حتى مسار طويل الأجل، وذلك بمراعاة أدق التفاصيل الصغيرة التي تساعدك على ترتيب أعمالك وتحديد أوقات الراحة التي تحتاجها من أجل إعادة شحن طاقتك، وضع بعين الاعتبار أن تكون خطتك مرنة وسلسة وسهلة التغيير ولا تحتوي على مهام صعبة التنفيذ.
4. تفويض المهام
تفويض المهام باختصار هو استغلال وقت الآخرين من أجل إدارة وقتك بأريحية، لكنه لا يأتي بدافع الأنانية، بل بدافع اختصار الوقت وتسريع العمل من أجل تحقيق الأهداف بالوقت المحدد، وتعتبر هذه المهارة من المهارات الصعبة والتي لا يصل لها إلا الشخص الخبير في إدارة الوقت، حتى يتمكن من إنجاز المهام الصعبة وتفويض المهام السهلة للآخرين أو العكس، ستحتاج في هذه المرحلة أشخاص على مستوى عالي من الخبرة لتضع ثقتك الكاملة بهم.
ما هي طرق ادارة الوقت؟
فن ادارة الوقت ليس صعبًا كما تعتقد إنما هو مسألة تعوّد على إنجاز المهام، سوف أخبرك الآن بخطوات تنظيم الوقت بفعالية ونجاح:
1. الاستيقاظ مبكرًا
النوم المبكر والاستيقاظ المبكر من أهم السلوكيات التي تمكنك من تنظيم الوقت وإدارته جيدًا، فاستثمار الساعات الأولى من الصباح كفيلة باختصار الكثير من الوقت عليك خلال اليوم، ستلاحظ أنك تنجز الكثير من المهام في الساعات الأولى بعد الاستيقاظ من النوم بذهن حاضر وتركيز قوي، مما يساعدك على إنجاز باقي المهام ببساطة وأقل مجهود.
2. إعداد قائمة بالأعمال اليومية
كن مستعدًا لمواجهة يومك بورقة مسجل بها قائمة المهام اليومية، التي تمنعك من نسيان أي مهمة سواء كانت كبيرة أو صغيرة، سجل بجداول زمنية المهام الأساسية والمهام التي يمكن تأجيلها، وحدد المهام التي ستصرف عليها معظم وقتك، وضع لنفسك فترة استراحة بين هذه المهام، أو كافئ نفسك بعد كل إنجاز لتتمكن من المواصلة بدافع قوي ومحفز، ومن الأفضل وضع قائمة المهام مسبقًا من اليوم السابق لتكون مستعد للعمل بدون تضييع الكثير من الوقت في التخطيط والتنظيم.
3. قل "لا" لكل مضيعة للوقت
إذا كنت تتساءل كيف تكون مبدع في ادارة الوقت؟ فهنا تجد الإجابة، تعامل مع وقتك على أنه الجوهرة الثمينة التي لا يمكنك إهداؤها إلى لمن يستحقها، فعندما تشعر أن أحد الأشخاص يضيعون وقتك فيما لا يفيدك وليس من أولوياتك، لا تخجل من قول "لا" عندما تحتاج لقول ذلك، وضع حدود لكل ما يعيقك عن الوصول لأهدافك.
4. القضاء على عوامل التشتيت
تهيئة الجو المناسب للعمل هي جوهر إدارة الوقت بفاعلية عالية، فعوامل التشتيت الملهية التي تحيط بنا ما هي إلا فخ من السهل أن تقع به مهما تنوعت أشكاله، ننصحك باختيار مكتب للعمل جذاب وحيوي، مجهز بالأثاث المريح والأدوات التكنولوجية الحديثة التي تسهل عليك العمل وتمنحك الطاقة الإيجابية التي تحتاجها.
في السطور السابقة اصبح مفهوم ادارة الوقت وكافة مهاراته واضحة لديك، يمكنك ايضاً التوجه نحو مساحة مشتركة للعمل مؤثثة بالأدوات والتجهيزات اللازمة التي تحفزك على الإبداع والابتكار، ننصحك بخوض تجربة فريدة لتكون فردً ضمن منصة وايت سبيس التي تمنحك الجو المناسب من خلال الحلول المكتبية ومساحات العمل المشتركة الأنسب لرواد العمل الحر في كل مكان.
المشاركات الأخيرة
مهارات ادارة الوقت في مساحات العمل المشتركة
مساحات وايت سبيس
سر نجاحك في تنظيم وقتك هو مهاراتك في إعداد خطة ترسم بها مسار يومك كاملًا أو حتى مسار طويل الأجل، وذلك بمراعاة أدق التفاصيل الصغيرة التي تساعدك على ترتيب أعمالك وتحديد أوقات الراحة التي تحتاجها من أجل إعادة شحن طاقتك، وضع بعين الاعتبار أن تكون خطتك مرنة وسلسة وسهلة التغيير ولا تحتوي على مهام صعبة التنفيذ