مفهوم المكاتب المشتركة، اهم فوائدها وأبرز عيوبها

في السنوات الأخيرة ، اكتسب مفهوم "المساحات المكتبية المشتركة" شعبية متزايدة بين الشركات والمؤسسات من جميع الأحجام، يمثل هذا الاتجاه تحولًا بعيدًا عن إعدادات المكاتب التقليدية نحو نهج أكثر مرونة وديناميكية لتصميم مساحة العمل. مكاتب عمل مشتركة مفهوم مرتبط ببيئة العمل التعاونية المرنة للموظفين من شركات مختلفة العمل معًا.

  في هذه المقالة ، سوف نستكشف معنى المكاتب المشتركة ( أو ما يسمى بـ منطقة عمل جماعي ) ، فوائدها وعيوبها ، ونتعرف لماذا أصبحت خيارًا شائعًا بشكل متزايد للشركات في جميع أنحاء العالم. سنناقش أيضًا تأثير مساحات المكاتب المشتركة على بيئة المكاتب التقليدية وننظر في الطرق التي تغير بها الطريقة التي نعمل بها.

ماذا يعني مفهوم المكاتب المشتركة؟

المكاتب المشتركة ( Hot Desk )  هي نمط مرن لتصميم المساحات المكتبية للشركات التي لديها عدد كبير من العمال عن بعد أي أنهم لا يحتاجون إلى مساحة مكتب دائمة. في مساحة المكتب المشتركة، لم يتم تعيين مكاتب أو محطات عمل للموظفين ، ولكنهم يتشاركون في مجموعة من المكاتب ومساحات العمل المتاحة على أساس أسبقية الحضور. يمكن للموظفين اختيار أي محطة عمل متاحة عند وصولهم إلى المكتب ، وقد لا يجلسون بالضرورة في نفس المكان كل يوم من أجل تعظيم الاستفادة من المساحة وتشجيع التعاون والتواصل بين الموظفين.

ما هي مزايا المكاتب المشتركة؟

1. توفير في التكاليف

من خلال اعتماد مساحة مكتبية للمكاتب المشتركة ، يمكن للشركات توفير تكاليف إيجار المكاتب ، لأنها تتيح للشركات تعظيم استخدامها للمساحة المكتبية وتقليل حجم المساحات المكتبية غير المستخدمة ، خاصة بالنسبة للشركات التي بها عدد كبير من العمال عن بُعد الذين لا يحتاجون مساحة مكتب دائمة.

2. المرونة

تتيح مساحة مكتب المكتب الساخن للموظفين العمل من مواقع مختلفة داخل المكتب أو حتى من خارج المكتب. يمكنهم اختيار مساحة عمل تناسب احتياجاتهم اليومية والعمل جنبًا إلى جنب مع أشخاص مختلفين ، مما يمكن أن يساعد في تعزيز الإبداع والتعاون.

3. تحسين الإنتاجية

يمكن أن تساعد الطبيعة المرنة مساحات المكاتب المشتركة الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية. يمكنهم اختيار مساحة عمل تناسب أسلوب عملهم واحتياجاتهم ، مما يساعدهم على الشعور بمزيد من الراحة والتحفيز.

4. تقليل البصمة الكربونية

يمكن أن يساهم اعتماد مساحة مكتبية للمكتب المشترك في جهود الاستدامة للشركة من خلال تقليل بصمة الكربون والموارد المستخدمة للحفاظ على إعداد المكتب التقليدي.

5. التواصل والتعاون

يمكن أن تعزز مساحة العمل المشتركة التعاون والتواصل بين الموظفين ، حيث لا يقتصر الأمر على العمل مع نفس المجموعة من الأشخاص كل يوم. يمكن للموظفين الالتقاء والتعاون مع أفراد من شركات وصناعات مختلفة ، مما قد يؤدي إلى أفكار ووجهات نظر جديدة.

كم مرة يجب أن تأخذ استراحة في منطقة عمل جماعي ؟

يعد أخذ فترات راحة منتظمة من منطقة العمل المحيطة بك مهمًا للحفاظ على إنتاجيتك وتركيزك ومستوى الرفاهية لديك بشكل عام. يوصى بأخذ قسط من الراحة لمدة 5-10 دقائق على الأقل كل ساعة للتمدد والتحرك ومنع إجهاد العين وآلام الرقبة وآلام الظهر.

ومع ذلك ، قد يختلف تواتر ومدة فترات الراحة حسب التفضيلات الفردية ومتطلبات العمل. قد يحتاج بعض الأشخاص إلى أخذ فترات راحة أكثر بشكل متكرر ، بينما قد يفضل البعض الآخر فترات أطول من العمل المتواصل للحفاظ على التركيز والإنتاجية طوال اليوم.

ما هي عيوب مساحات المكاتب المشتركة؟

قلة الخصوصية

عادةً في المكاتب المشتركة لا يمتلك الموظفون محطة عمل دائمة ، مما قد يؤدي إلى نقص الخصوصية وزيادة مستويات الضوضاء. قد يكون هذا تحديًا بشكل خاص للموظفين الذين قد يفضلون تزيين مكاتبهم بأغراضهم واثاثهم الخاص بهم.

التحديات الفنية

في مساحة مكتب العمل السريع ، قد لا تتمكن من الوصول إلى نفس الموارد التقنية وأدوات التكنولوجيا كل يوم ، مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات ، مما قد يسبب الإحباط يعيق عملك.

انخفاض الإنتاجية

يمكن أن تكون المكاتب الساخنة مصدر إلهاء لبعض الأشخاص ، خاصة أولئك الذين يحتاجون إلى بيئة هادئة للعمل فيها. إذا وجدت نفسك دائمًا محاطًا بالضوضاء والنشاط ، فقد يكون من الصعب التركيز والإنتاجية.

في الختام ، يمكن أن توفر المكاتب المشتركة العديد من الفوائد لأماكن العمل الحديثة ، مثل زيادة المرونة والفعالية من حيث التكلفة وفرص التعاون. ومع ذلك ، فإنه يحتوي أيضًا على بعض العيوب المحتملة ، والتي يجب مراعاتها قبل تنفيذ هذا النوع من المساحات المكتبية. لتعظيم فوائد ما يسمى بـ مكاتب مشتركة والحد من عيوبها ، من المهم وضع مبادئ توجيهية وسياسات واضحة ، وتوفير الموارد والدعم الكافي ، وتعزيز ثقافة التواصل والتعاون بين الموظفين من أجل تعزيز الإنتاجية والإبداع والابتكار.

توفر المساحات المكتبية المشتركة في وايت سبيس باقات مرنة بدون شروط ، سواء كانت يومية أو شهرية أو نصف شهر ، مع جميع الخدمات بما في ذلك الوصول على مدار 24 ساعة ، وخدمات الإنترنت عالية السرعة ، وخدمات الطباعة الاحترافية ، وخدمات التنظيف والاستقبال لك ولضيوفك ، وساعات مجانية في غرف الاجتماعات ، ومساحة استرخاء لأعضاء فريقك لمساعدتك على الاسترخاء من ضغوط العمل والاستمتاع بالمناظر الخلابة.